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Toda empresa de éxito que desarrolla su actividad en una oficina suele contar con un “office manager” o director de oficina. Es la persona cuya función es garantizar que todo funcione correctamente y que facilita las operaciones de la oficina.
Para trabajar como director de oficina, lo más habitual es tener experiencia práctica en una función administrativa y un excelente conocimiento de los paquetes informáticos. Los directores de oficina con titulación en estudios empresariales, informática, gestión o recursos humanos están bien considerados.
Pero, además, hoy en día también se necesitan un conjunto de habilidades que deberías desarrollar si quieres forjar una buena carrera profesional como director de oficina.
¿Qué hace un director de oficina?
El objetivo principal de un director de oficina es ayudar a facilitar y organizar las operaciones de una oficina comercial. Utilizando tus habilidades de gestión, organización y administración, se asegura de que la oficina funcione sin problemas y con eficiencia.
Además, dependiendo de la empresa, un director de oficina puede encargarse también de procedimientos como la tramitación del papeleo, la programación de eventos y las nóminas. Su trabajo también consiste en llevar un registro de los empleados, los sistemas o cualquier otra cosa importante para la empresa.
Otras funciones de un director de oficina son la contabilidad, el mantenimiento y la gestión de los presupuestos diarios, semanales, mensuales y anuales de la oficina, así como el acceso, el archivo, la protección y la destrucción de documentos esenciales.
En el caso de una organización o empresa a gran escala, un director de oficina puede tener también subordinados, normalmente auxiliares de oficina o asistentes administrativos que se encargan llevar el mantenimiento y el aprovisionamiento de las cosas de oficina: papelería, productos importantes para el buen desarrollo del trabajo de los trabajadores como pilas AA de proveedores como RS para los teclados y ratones, etc. En ese caso, el trabajo del office manager también consistirá en gestionar, supervisar y organizar a esos asistentes para garantizar un flujo de trabajo adecuado.
Por último, los directores de oficina se encargan de planificar, coordinar y ejecutar reuniones importantes y eventos relacionados con el trabajo, como seminarios, fiestas, entre otras más.
¿Qué habilidades necesita un director de oficina?
Un director de oficina interviene en muchos procesos y aspectos del día a día, por lo que es importante tener una amplia gama de habilidades para ser eficiente y tener éxito. Entre ellas, podemos destacar las siguientes:
Comunicación
Dado que los directores de oficina suelen planificar y coordinar reuniones y eventos importantes, una de las habilidades más prácticas que se pueden poseer para ser bueno en esta función es la capacidad de comunicación. Además, como director de oficina, es probable que te encargues de transmitir información importante a todos los departamentos de la empresa, por lo que, para asegurarte de que todo se comunica correctamente, tus habilidades de comunicación deben ser excepcionales.
Resolución de problemas
Un director de oficina va a ser la persona que sabe todo sobre la empresa. Sus conocimientos suelen ser inigualables y se supone que deben ayudar a la empresa incluso en los momentos más difíciles. Esto requiere una excelente capacidad para resolver problemas y pensar con rapidez. Del mismo modo, cuanto más tiempo pases en la empresa, más probable será que los empleados recurran a ti para diversas cuestiones relacionadas con el trabajo.
Organización
Como alguien que será responsable de coordinar varios aspectos del lugar de trabajo, tanto en lo que respecta a los empleados como a los documentos o el papeleo importante, tus habilidades organizativas deben ser de primera categoría. Los directores de oficina suelen asumir la responsabilidad de guardar, archivar y organizar documentos importantes de la empresa, como contratos o formularios diversos, por lo que ser extremadamente organizado es imprescindible.
Presupuestos
Otra de las muchas tareas de un director de oficina es ocuparse de los presupuestos diarios, semanales o mensuales de la oficina. Desarrollar excelentes habilidades presupuestarias le será de gran utilidad para ayudarle a analizar, determinar y predecir las necesidades financieras de la oficina. También te resultará útil para analizar los gastos e ingresos. Si tu empleador lo solicita, también podrías encargarte de revisar los informes de ventas o las facturas de los proveedores.
Liderazgo
Un director de oficina es el líder de la oficina, en cierto sentido. A menudo, tendrá que trabajar con otros trabajadores administrativos o representantes de RRHH, por lo que tener fuertes habilidades de liderazgo será muy beneficioso para tu carrera.
Analítica
Por último, pero no por ello menos importante, se espera que un director de oficina estelar no solo gestione y mantenga una oficina, sino que también sugiera y realice mejoras que ayuden a la empresa a crecer y prosperar. Esto requiere la capacidad de analizar y evaluar los sistemas ya existentes.
